Für die Zukunft gut gedämmt.

Datenschutzinformation für Kunden-, Dienstleister- und Lieferantendaten

 

Wir beachten die datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") und des Bundesdatenschutzgesetzes ("BDSG"). Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur auf der Basis einer gesetzlichen Vorschrift oder auf der Basis Ihrer ausdrücklichen Einverständniserklärung.

In dieser Datenschutzinformation erläutern wir Ihnen, welche Informationen (einschließlich personenbezogener Daten) wir während einer bestehenden Geschäftsbeziehung mit Ihnen verarbeiten.

 

I.  Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist URSA Deutschland GmbH, Carl-Friedrich-Benz-Str. 46-48, T: +49 34202 85 100, F: +49 34202 85 505, E: info@ursa.de. Soweit in dieser Datenschutzinformation von "wir" oder "uns" die Rede ist, bezieht sich dies jeweils auf die vorgenannte Gesellschaft.

Unser Datenschutzbeauftragter ist über die vorgenannten Kontaktwege sowie unter
datenschutz@ursa.de erreichbar.

 

II.  Welche Daten verarbeiten wir?

Die Aufrechterhaltung unserer Geschäftsbeziehung erfordert die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Kunden, Dienstleister und Lieferanten („Geschäftspartner“). Falls es sich um Daten natürlicher Personen (z. B. ein Einzelkaufmann, der eine Geschäftsbeziehung mit uns pflegt) handelt, dann sprechen wir von personenbezogenen Daten. Ungeachtet der Rechtsform unserer Geschäftspartner verarbeiten wir personenbezogene Daten, die im Auftrag eines Geschäftspartners von uns handeln.

Bitte stellen Sie diese Datenschutzinformation allen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zur Verfügung, die in unsere Geschäftsbeziehung mit einbezogen sind („Ansprechpartner“).

1. Grunddaten:

Wir verarbeiten bestimmte Daten mit Bezug auf Ihre Person und Ihre Funktion in Ihrem Unternehmen, wir sprechen von „Grunddaten“. Grunddaten sind alle Informationen, die wir

  a) im Zusammenhang mit einer geschaffenen Geschäftsbeziehung erhalten oder die von uns von unseren Geschäftspartnern oder Ansprechpartnern angefragt werden (z. B. Name, Firmenadresse, Kommunikationsadressen in der Firma, organisatorische Stellung in der Firma und andere Kontaktdetails);

  b) im Zusammenhang mit einer geschaffenen Geschäftsbeziehung sammeln oder verarbeiten (z. B. Einzelheiten zu gemeinsam geschlossenen Vereinbarungen)

2. Leistungsdaten:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Verlauf Ihrer Beschäftigung bei uns erheben und die keine bloßen Stammdatenaktualisierungen sind. Diese Daten bezeichnen wir als „Leistungsdaten“. Leistungsdaten beinhalten

  a) Informationen über die Durchführung vertraglicher Verpflichtungen unserer Geschäftspartner auf der Grundlage der gemeinsam geschlossenen Vereinbarungen;

  b) Informationen über die Durchführung vertraglicher Verpflichtungen von uns selbst auf der Grundlage der gemeinsam geschlossenen Vereinbarungen;

  c) Informationen, die wir im Verlauf der Geschäftsbeziehung - aktiv oder auf Anfrage - von einem Geschäftspartner oder einem Ansprechpartner erhalten; 

  d) Personenbezogene Daten, die wir im Verlauf der Geschäftsbeziehung von einem Geschäftspartner, einem Ansprechpartner oder von Dritten erhalten.

In dem Umfang, den das geltende Recht gestattet, werden wir die zu zuvor genannten Grund- und Leistungsdaten mit personenbezogene Daten ergänzen, die wir Dritten erhalten. Bei solchen Daten kann es sich um den/die geschäftlichen Ruf / Bewertung des Geschäftspartners handeln, falls dies erforderlich ist, um die finanziellen Risiken zu bewerten (z. B. Zahlungsverzug).

 

III.  Zu welchen Zwecken und auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

1. Wir verarbeiten Grund- und Leistungs- und Nutzungsdaten zur Erfüllung der gemeinsam mit unseren Geschäftspartnern abgeschlossenen Verträge oder im Rahmen von vorvertraglichen Maßnahmen im Rahmen der DSGVO Artikel 6 Abs. 1 b.
Ungeachtet der Rechtsform unserer Geschäftspartnern verarbeiten wir aus berechtigtem Interesse nach DSGVO Artikel 6 Abs. 1 f  die Grund- und Leistungsdaten eines oder mehrerer Ansprechpartners eines Geschäftspartners, um die Geschäftsbeziehung mit dem Geschäftspartner aufrecht zu erhalten.

2. Nach DSGVO Artikel 6 Abs. 1 c werden wir personenbezogene Daten verarbeiten, um rechtlichen Verpflichtungen (z. B. Melden von personenbezogenen Daten an (Steuer-)Behörden) nachzukommen, denen wir unterliegen.

3. Im notwendigen Umfang verarbeiten wir personenbezogene Daten zusätzlich zu den o. g. Zwecken auch im eigenen berechtigten Interesse oder im berechtigten Interesse eines Dritten gem. DSGVO Artikel 6 Abs. 1 f. Berechtigte Interessen können sein:

  a) Interne Prozesse in unsere Unternehmensgruppe zur Verwaltung der Daten unserer Geschäftspartner; 

  b) Die Gründung von eigenen Rechtsansprüchen oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüchen, die uns gegenüber gestellt werden;

  c) Die Vorbeugung gegen Straftaten bzw. die Untersuchungen von Straftaten;

  d) Die Aufrechterhaltung der Sicherheit unserer Informationssysteme;

  e) Die Aufrechterhaltung der Sicherheit unserer Gebäude und Infrastruktur;

  f)  Die Aufrechterhaltung und den Ausbau unseres Geschäfts inkl. Risikomanagement.

4. Für den Fall, dass wir einer natürlichen Person die Möglichkeit zur Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten anbieten, dann verarbeiten wir die personenbezogenen Daten in dem Umfang der in der Einwilligung festgelegten Verarbeitungszwecke auf der Grundlage der DSGVO Artikel 6 Abs. 1 a.

Bitte beachten Sie, dass

­- Ihre Einverständniserklärung immer freiwillig ist und weder die Einverständniserklärung selbst noch ein späterer Widerruf Ihrer Erklärung negative Konsequenzen für die Aufrechterhaltung der Beziehung mit Ihnen mit sich bringen.

­- Die Unterlassung einer Einverständniserklärung oder der Widerruf einer Erklärung dennoch Konsequenzen haben können, über die wir Sie informieren, bevor wir Ihnen die Möglichkeit zu einer Einverständniserklärung geben.

- Sie können Ihre Einverständniserklärung jederzeit widerrufen, jedoch nicht rückwirkend. Den Widerruf teilen Sie uns entweder auf postalischem Weg, per E-Mail oder per Fax an die entsprechende und auf der ersten Seite dieser Datenschutzinformation genannte Kontaktadresse mit.

 

IV.  Sind Sie verpflichtet, Daten bereitzustellen?

Die Bereitstellung von Grunddaten, Leistungsdaten und Nutzungsdaten, die im Abschnitt II näher beschrieben sind, sind freiwillig.
Ohne die Bereitstellung dieser Daten ist die Aufrechterhaltung einer Beziehung zwischen Ihnen und uns nicht möglich.

Falls wir darüber hinaus Daten von Ihnen erheben werden wir Sie darüber informieren, ob die Datenerhebung auf einer rechtlichen oder vertraglichen Verpflichtung beruht oder ob die Erhebung notwendig ist, um eine getroffene Vereinbarung zu erfüllen (insbesondere einen bestehenden Liefervertrag).
Dabei kennzeichnen wir in der Regel diejenigen Informationen, deren Bereitstellung freiwillig erfolgt und nicht auf einer der vorgenannten Verpflichtungen beruht oder nicht zum Abschluss eines Vertrages erforderlich ist.

 

V.  Wer erhält oder hat Zugriff auf Ihre Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich innerhalb unseres Unternehmens verarbeitet. Abhängig von der Art der personenbezogenen Daten haben nur bestimmte Abteilungen / Organisationseinheiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Hierzu gehören insbesondere die Abteilungen im Vertrieb und oder im Einkauf, in der Materialwirtschaft, in Finanzen und im Controlling und unsere IT-Abteilung, falls die Verarbeitung der Daten unter Nutzung unserer IT-Infrastruktur und –systeme erfolgt. Durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist der Zugriff innerhalb unseres Unter-nehmens auf diejenigen Funktionen und denjenigen Umfang beschränkt, der für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung erforderlich ist.

Soweit dies per Gesetz gestattet ist, können wir personenbezogene Daten im gesetzlich festgelegten Rahmen auch an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens übermitteln.
Externe Empfänger können sein

­- Tochtergesellschaften innerhalb der Unternehmensgruppe, denen wir personenbezogene Daten zum Zweck des internen Berichtswesens übermitteln;

­- die von uns eingeschalteten Dienstleister, die für uns auf gesonderter vertraglicher Grundlage Leistungen erbringen, die auch die Verarbeitung personenbezogener Daten umfassen können, sowie die mit unserer Zustimmung eingeschalteten Subunter-nehmer unserer Dienstleister;

­- private oder öffentliche Körperschaften in dem Umfang, in dem wir Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen müssen, um unseren rechtlichen Pflichten nachzukommen.

 

VI.  Verwenden wir Verfahren zu automatischen Entscheidungsfindung?

Für die Pflege unserer Beziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Sinne von Art. 22 DSGVO. Sofern wir derartige Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hier-über im rechtlich vorgesehenen Umfang gesondert informieren.

 

VII.  Werden Ihre Daten in Länder außerhalb der EU / des EWR übermittelt?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Es ist nicht vorgesehen, Ihre personenbezogenen Daten in Drittländer außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums zu übermitteln.

 

VIII.     Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Grundsätzlich speichern wir Ihre Daten, solange wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten aufzubewahren und Ihre eigenes Interesse zur Unterlassung der weiteren Aufbewahrung nicht überwiegt.

Auch ohne berechtigtem Interesse werden wir Daten weiterhin speichern, wenn e seine rechtliche Verpflichtung dafür z. B. in Form einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gibt. Wir löschen Ihre Daten von uns aus oder sperren Ihre Daten für jede weitere Nutzung auch ohne Ihr Zutun, sobald eine fortdauernde Aufbewahrung der erhobenen Daten nicht mehr zweckgebunden ist oder wenn eine fortdauernde Aufbewahrung der Daten per Gesetz nicht mehr gestattet ist.

Grundsätzlich werden wir Ihre Grunddaten und Zusatzdaten, die wir im Lauf der Geschäftsbeziehung erheben, mindestens bis zum Ende der Geschäftsbeziehung aufbewahren.
Die Daten werden jedenfalls gelöscht *), sobald die Zwecke zur Datenerhebung oder zur Verarbeitung erreicht sind. Der Zeitpunkt dafür kann nach der Beendigung der Geschäftsbeziehung erreicht sein. Falls personenbezogene Daten aufzubewahren sind, um eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen, werden wir diese Daten bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht aufbewahren. Falls personenbezogene Daten aufzubewahren sind, um eine gesetzlich festgelegte Verpflichtung zu erfüllen, dann wird der Zugriff auf solche Daten grundsätzlich so eingeschränkt, dass der Zugriff auf die Daten nur möglich ist, um der rechtlichen Verpflichtung nachzukommen.

 

IX.  Welche Rechte haben Sie?

Sie haben als betroffene Person das Recht

­- auf Auskunft zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, Art. 15 DSGVO;

­- auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Art. 16 DSGVO;

- auf Löschung personenbezogener Daten, Art. 17 DSGVO;

­- auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO;

­- auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO, und

­- auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, Art. 21 DSGVO.

­Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit – z.B. über einen der am Anfang dieser Datenschutzinformation angegebenen Kontaktwege – an uns wenden.

­Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Sie sind zudem berechtigt, eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzulegen, Art. 77 DSGVO.